Automatisation des réservations
Les réservations de La Chaumière suivies de la confirmation jusqu'à la facture.
Présentation
La Chaumière est un bar événementiel et un hôtel de six chambres, sur l'île de Nantes. Elle reçoit ses réservations via Amenitiz. Palan a conçu et développé l'application qui en automatise le suivi de bout en bout : synchronisation des réservations, messages au voyageur, fiche d'arrivée et facturation.
Détails du projet
Le besoin
Une réservation Amenitiz doit être suivie de bout en bout, sans ressaisie manuelle : confirmation au voyageur, rappel avant l'arrivée, remise du code d'accès, puis facture si besoin. La gérance devait garder une vue d'ensemble et pouvoir reprendre la main à tout moment.
Ce que Palan a livré
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Réservations synchronisées
Les mails Amenitiz sont extraits par un Apps Script et envoyés à l'API du site. Une tâche planifiée du serveur (cron) interroge ensuite l'API Amenitiz et réconcilie les écarts : l'API Amenitiz fait autorité sur la chambre, les dates et l'origine. Les annulations sont prises en compte depuis les deux canaux.
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Un back-office de gérance
Un accès réservé à la gérance ouvre la liste des réservations à venir et le calendrier, avec recherche, envoi manuel de SMS ou d'e-mail et création d'une réservation hors Amenitiz.
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Suivi des consultations
Chaque fiche voyageur a son compteur de vues, visible côté gérance.
Côté voyageur
Le lien reçu par SMS ouvre une fiche pensée pour le mobile : code d'accès révélé à partir de 15h30 le jour de l'arrivée, vidéo qui montre comment entrer, itinéraire, agenda du séjour et note sur les travaux de rue et le stationnement payant du quartier. Un bouton renvoie vers le formulaire de facture, pour les voyageurs qui en ont besoin.
Au quotidien
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Fiche voyageur mobile
Code d'accès révélé à partir de 15h30 le jour de l'arrivée, vidéo qui montre comment entrer, itinéraire et agenda du séjour, sur la page envoyée par SMS.
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Stationnement et travaux
Une note prévient des travaux de rue et du nouveau stationnement payant du quartier.
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Facture à la demande
Le voyageur choisit particulier ou société dans le formulaire /facture/ ; la facture est ensuite générée dans Pennylane, via son API.
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Une facture par réservation
Un garde-fou bloque toute deuxième facture pour la même réservation.
Les messages
Les messages au voyageur partent via Brevo, sans intervention de la gérance : SMS de confirmation juste après la réservation (envoi entre 8h et 23h), rappel par e-mail et SMS deux jours avant l'arrivée (entre 8h et 21h), SMS de changement de chambre une fois le code d'accès révélé et demande d'avis Google le lendemain du départ.
Sous le capot
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Quatre services connectés
Amenitiz pour les réservations, Brevo pour les SMS et e-mails, Pennylane pour la facturation et Google Apps Script pour la lecture des mails de réservation.
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Une stack sobre
PHP en types stricts, sans framework, base MySQL ou SQLite, déployé avec le reste du site de La Chaumière.
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Des tests automatisés
Une suite de tests couvre la facturation Pennylane, le bouton de facture de la fiche voyageur et le SMS de changement de chambre, sur des bases jetables isolées de la production.
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Projet lié
Le site public du lieu, conçu et développé par Palan, a sa propre fiche : le site de La Chaumière.
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Services liés
Ce projet illustre notre service d'automatisation & intégrations. Voir aussi : logiciel de gestion sur mesure et applications et sites sur mesure pour cafés, hôtels et restaurants.
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