Automatisation des extras
Les extras de La Chaumière gérés de l'inscription jusqu'à la paie.
Présentation
La Chaumière est un bar événementiel et un hôtel de six chambres, sur l'île de Nantes. Elle fait appel à des extras pour renforcer son équipe. Palan a conçu et développé l'espace en ligne qui gère ces renforts de bout en bout : inscription, fiche de renseignements, déclaration d'embauche, contrat signé en ligne, planning, pointage des heures et préparation de la paie.
Détails du projet
Avant
- 01 Récupérer à la main les informations de chaque extra
- 02 Créer le créneau sur un planning papier ou sur un outil en ligne, souvent payant
- 03 Faire la DPAE
- 04 Rédiger le contrat
- 05 Le faire signer à la main, ou en ligne avec un outil généralement payant
- 06 Demander les heures effectuées
- 07 Saisir l'IBAN à la main dans la banque
- 08 Préparer les variables de paie à la main
- 09 Faire les virements un par un
Maintenant
- 01 Chaque futur extra remplit un formulaire : rien n'est oublié et les données sont vérifiées (pas d'IBAN erroné, par exemple)
- 02 Le responsable de bar affecte un créneau, que la gérance peut valider
- 03 La DPAE des services des 48 heures à venir est déposée chaque matin, et le contrat se génère automatiquement
- 04 Contrat envoyé en signature électronique, signature détectée automatiquement et rappels par SMS et e-mail
- 05 L'extra pointe directement ses heures (sans pointage, pas de paie), avec les pauses déduites automatiquement selon la convention collective
- 06 Le montant à payer est calculé avant l'édition du bulletin
- 07 Un fichier de virement pour tous les extras est généré pour la banque, sans saisie manuelle d'IBAN
- 08 Les variables de paie se téléchargent en une fois (contrat, fiche récapitulative, heures pointées) pour les transmettre à la paie ; une connexion par API à un logiciel de paie tel que PayFit est possible
Le besoin
Embaucher un extra, même pour une soirée, c'est une fiche de renseignements à collecter, une déclaration préalable à l'embauche à transmettre à l'URSSAF, un contrat d'usage à faire signer, puis des heures à valider et une paie à verser. Chaque étape devait se déclencher d'elle-même, en s'appuyant sur les outils déjà en place à La Chaumière, comme le planning Agendrix.
Ce que Palan a livré
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Un espace pour chaque extra
Une connexion par lien envoyé par e-mail, sans mot de passe, et une fiche de renseignements complète (identité, adresse, sécurité sociale, coordonnées bancaires) transformée en PDF et classée dans le dossier Google Drive de chaque extra.
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Des formalités automatiques
Chaque matin, les déclarations préalables à l'embauche des services des 48 heures à venir sont déposées à l'URSSAF, puis le contrat d'usage est envoyé automatiquement en signature électronique ; la gérance garde la main pour les relancer.
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Un back-office de gérance
Planning, heures pointées, récapitulatif de paie, virements et archives mensuelles, réunis dans un espace réservé à l'équipe de gestion.
Heures & paie
Les créneaux arrivent d'Agendrix ou se créent à la main, puis s'attribuent directement ou par un lien d'invitation envoyé par e-mail. Après le service, l'extra pointe ses heures et la gérance valide le pointage. Le net de chaque extra est calculé comme sur ses bulletins de paie, puis les virements sont préparés dans un fichier SEPA prêt à importer en banque.
Au quotidien
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Planning synchronisé
Les créneaux d'Agendrix sont importés par son API et tenus à jour par webhook, en vue liste comme en vue calendrier.
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Pointage encadré
Un extra ne pointe que les créneaux qui lui sont attribués, une fois son contrat signé ; la pause est déduite au-delà de six heures, et chaque pointage est validé ou refusé par la gérance.
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Paie préparée
Taux horaire, indemnité de congés payés et cotisations donnent le net à verser ; les virements s'exportent au format SEPA, les heures et les coordonnées bancaires en tableur XLSX.
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Archives mensuelles
Contrats signés, fiches de renseignements et récapitulatif des heures se téléchargent en une seule archive par mois.
Les formalités
Chaque matin, les déclarations préalables à l'embauche des services des 48 heures à venir sont déposées auprès de l'URSSAF et leur retour est suivi ; si un dépôt échoue, la gérance est prévenue. Le contrat d'usage est généré depuis un modèle, part en signature électronique via Documenso, et le PDF signé rejoint le dossier Drive de l'extra.
Sous le capot
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Cinq services connectés
L'URSSAF pour les DPAE, Documenso pour la signature, Agendrix pour le planning, Google Drive pour les documents et Brevo pour les e-mails.
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Une stack sobre
PHP 8 sans framework, base SQLite et JavaScript natif, déployés avec le reste du site de La Chaumière.
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Des données protégées
Base de données et scripts inaccessibles depuis le web, jetons anti-CSRF, limitation des demandes de lien de connexion et espace exclu des moteurs de recherche.
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Un code testé
Environ 12 000 lignes de code, dont 2 000 lignes de tests : 282 vérifications automatisées et un test qui charge les quatorze écrans d'administration.
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Projet lié
Le site public du lieu, conçu et développé par Palan, a sa propre fiche : le site de La Chaumière.
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Services liés
Ce projet illustre nos services de tests & qualité logicielle et d'automatisation des processus internes. Voir aussi : automatisation administrative, logiciel de gestion sur mesure et applications et sites sur mesure pour cafés, hôtels et restaurants.
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