Devis, factures et relances
Un devis accepté devient une facture sans ressaisie, et les relances d'impayés partent à date fixe puis s'arrêtent dès que le paiement arrive.
Automatisation des tâches administratives
Première automatisation dès 1 000 € HT
Factures, relances, contrats, plannings, paie, rendez-vous, classement des documents : une grande partie du travail administratif suit des règles et revient chaque semaine. Nous l'automatisons, en reliant les outils que vous utilisez déjà ou en développant un outil sur mesure.
Nous travaillons pour les TPE et PME, les associations, les collectivités, les cafés, hôtels et restaurants. Chaque projet part de votre façon de travailler : la première automatisation démarre à 1 000 € HT, un outil plus complet se chiffre sur devis.
Le travail administratif qui revient chaque semaine
Recopier un client du CRM vers l'outil de facturation, relancer une facture impayée, faire signer un contrat, reporter des heures dans la paie : chaque tâche est simple, mais leur répétition prend du temps et laisse place à l'oubli ou à l'erreur de saisie.
Selon une enquête du Centre des Jeunes Dirigeants publiée en avril 2025, plus de la moitié des chefs d'entreprise consacrent entre une et cinq heures par semaine à des tâches administratives. Quand ce temps sert à recopier la même information d'un outil à l'autre, il peut être automatisé.
Ce que nous pouvons automatiser
Voici les domaines les plus courants, à adapter ou à combiner selon votre activité.
Si la vôtre n'y figure pas, décrivez-la-nous : nous verrons ensemble ce qui est faisable.
Contrats et signature électronique
Le contrat se génère depuis un modèle avec les données du client ou du salarié, part en signature électronique avec des rappels jusqu'à la signature, puis se classe au bon endroit.
Embauches et ressources humaines
Fiche de renseignements en ligne, déclaration préalable à l'embauche (DPAE), contrat de travail, collecte des pièces (identité, RIB, mutuelle), demandes de congés validées en un clic.
Plannings, heures et variables de paie
Plannings, pointage des heures, majorations et primes calculées selon vos règles, variables de paie prêtes à transmettre à votre logiciel de paie ou à votre cabinet, qui édite les bulletins.
Rendez-vous, réservations et rappels
Prise de rendez-vous en ligne reliée à votre agenda, confirmations et rappels par e-mail ou SMS, réservations qui arrivent dans l'outil sans être recopiées.
Comptabilité
Factures émises et reçues transmises à votre outil comptable sans ressaisie, justificatifs collectés, paiements rapprochés, export propre pour votre expert-comptable.
Documents et dossiers clients
Les pièces demandées à vos clients sont collectées avec des relances automatiques, vérifiées, renommées et classées dans le bon dossier, sur Google Drive, SharePoint ou dans l'outil.
Échéances et alertes
Renouvellements de contrats, assurances, attestations, fins de période d'essai : un registre unique prévient la bonne personne avant chaque échéance.
Tableaux de bord
Chiffre d'affaires, impayés, trésorerie, réservations ou dossiers en cours rassemblés automatiquement dans un tableau de bord, ou dans un récapitulatif envoyé chaque semaine.
Exemples d'outils que nous pouvons construire
Quelques outils pensés à partir de besoins courants. Chacun s'adapte à vos règles et peut se combiner avec les autres.
Un CRM sur mesure à la place de quatre outils
Prenons une entreprise de services qui utilise un CRM pour le suivi commercial, Calendly pour les rendez-vous, Yousign pour les contrats et Pennylane pour la comptabilité, et qui recopie les mêmes informations de l'un à l'autre. Un CRM sur mesure peut réunir ces étapes dans une seule interface, en gardant ces services en coulisse ou en les remplaçant.
Avant : quatre outils à tenir à jour
- 01 Rendez-vous : le prospect réserve sur Calendly, puis ses coordonnées sont recopiées dans le CRM.
- 02 Suivi commercial : le CRM vit à part, et chacun le met à jour quand il y pense.
- 03 Contrat : il est préparé à la main, envoyé sur Yousign, puis relancé.
- 04 Facture et paie : la facture est ressaisie dans Pennylane, et les heures de l'équipe sont reportées à la main pour la paie.
Après : un seul outil
- 01 Rendez-vous : le rendez-vous réservé en ligne crée ou complète la fiche du client.
- 02 Suivi commercial : chaque étape se met à jour d'elle-même, et l'outil signale ce qui attend une action.
- 03 Contrat : il se remplit avec les données de la fiche et part en signature électronique ; la signature est détectée sans intervention.
- 04 Facture et paie : la facture est émise dès la signature et arrive dans Pennylane sans ressaisie, et les heures de l'équipe alimentent les variables de paie.
Un outil 360 pour un lieu événementiel
Programmation, privatisations, équipes, administratif et paie réunis au même endroit, comme dans l'espace de gestion de La Chaumière.
- Le calendrier des dates et des options, avec ce qui reste à faire pour chacune
- Les privatisations : disponibilités, devis, contrat signé et acompte
- Les plannings, contrats et heures de l'équipe, jusqu'aux variables de paie
- Les factures et la feuille de route de chaque événement
Une facture générée à la demande du client
Le client demande sa facture depuis un formulaire ou son espace et saisit lui-même ses informations : raison sociale, adresse, numéro de TVA. La facture est générée, numérotée, envoyée et transmise à la comptabilité, et un contrôle empêche de facturer deux fois la même prestation.
Pennylane intégré et paramétré
Pennylane fait beaucoup, à condition d'être bien paramétré et relié à vos autres outils.
- Comptes bancaires, caisse et paiements en ligne connectés
- Règles de catégorisation adaptées à votre activité
- Factures de votre CRM ou de votre outil métier envoyées par API
- Justificatifs collectés et rattachés automatiquement
Les adhésions d'une association
Inscriptions en ligne, cotisations suivies, relances avant l'échéance, attestations et convocations générées : le registre des membres se tient à jour sans tableur.
Les demandes adressées à une collectivité
Réservation de salles, prêt de matériel, demandes des associations : un formulaire en ligne, un circuit de validation entre les services, une réponse envoyée automatiquement et un suivi toujours à jour.
Un outil de gestion à votre image
Quand aucun logiciel du marché ne suit votre façon de travailler, nous développons un outil qui réunit vos données, vos documents et vos étapes, avec un accès adapté à chaque rôle.
Nos logiciels de gestion sur mesure
Facturation électronique : vos outils doivent suivre
Depuis le 1er septembre 2026, les entreprises assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir des factures électroniques, par l'intermédiaire d'une plateforme agréée. À partir du 1er septembre 2027, les PME et les micro-entreprises devront aussi émettre leurs factures entre entreprises sous forme électronique : un PDF ordinaire envoyé par e-mail ne sera plus conforme.
Si vos factures sortent d'un outil maison, d'un tableur ou d'un CRM, nous le relions à la plateforme agréée de votre choix : vos factures partent au bon format, et celles de vos fournisseurs arrivent dans votre comptabilité sans ressaisie. Pour le secteur public, le dépôt des factures sur Chorus Pro peut lui aussi être automatisé.
Le calendrier officiel et les obligations de chaque entreprise sont détaillés sur impots.gouv.fr.
Partir de vos outils, avec votre équipe aux commandes
Automatiser ne veut pas dire tout remplacer, ni confier vos décisions à une boîte noire.
Vos outils d'abord
Si Pennylane, Qonto, HelloAsso ou votre logiciel métier savent déjà faire, nous les paramétrons et les relions entre eux par leurs API. Nous ne développons que ce qui manque.
Du sur mesure quand vos règles l'exigent
Les automatisations sans code, comme Zapier ou Make, conviennent aux enchaînements simples. Quand les règles sont propres à votre activité, que les volumes augmentent ou que votre équipe a besoin d'une vraie interface, nous développons un outil qui réunit tout.
Votre équipe garde la main
L'outil fait avancer les étapes, prévient en cas d'erreur et laisse les décisions aux personnes : valider des heures, accepter un devis, relancer un client.
Ce qu'il vaut mieux ne pas automatiser
Une tâche automatisable n'est pas forcément une tâche à automatiser. Voici deux cas où il vaut mieux s'abstenir, ou attendre.
Les tâches rares
Une tâche qui revient quelques fois par an ne justifie pas de construire un outil : le temps gagné ne couvrirait pas le temps de conception. Un modèle de document ou une liste de contrôle suffit souvent.
Les processus qui changent encore
Si vos règles changent d'un mois à l'autre, l'outil devrait être retouché à chaque fois. Mieux vaut d'abord stabiliser la façon de faire, même sur un simple tableur, puis l'automatiser.
Déjà en service chez nos clients
Nos outils automatisent déjà une partie du travail administratif de La Chaumière, bar événementiel et hôtel de Nantes, et du média Big City. Chaque projet a sa fiche détaillée, captures à l'appui.
Automatisation des extras
La Chaumière : fiche de renseignements, déclaration préalable à l'embauche, contrat signé en ligne, pointage des heures, variables de paie et fichier de virements SEPA pour chaque extra.
Voir le projet Automatisation des extras
Automatisation des réservations
La Chaumière : réservations synchronisées sans ressaisie, messages au voyageur, fiche d'arrivée et facture émise dans Pennylane à la demande.
Voir le projet Automatisation des réservations
WP Custom
Big City : 31 modules WordPress sur mesure, dont le planning des salariés, le registre des congés et des heures supplémentaires et une prise de rendez-vous avec rappels.
Voir le projet WP Custom
Par où commencer ?
Inutile de tout recenser d'un coup. Quelques réflexes simples suffisent pour repérer la première tâche à automatiser.
Vos notes, même approximatives, serviront de base au cadrage, la première étape d'un projet.
Listez les tâches répétitives
Notez chaque tâche qui revient, jusqu'aux plus petites : mises bout à bout, elles pèsent plus qu'on ne le croit.
Notez le temps qu'elles prennent
Pour chacune, relevez la durée et la fréquence. Le calculateur de rentabilité aide ensuite à chiffrer ce temps.
Commencez par une tâche fréquente, aux règles claires
Une tâche qui revient souvent et suit toujours les mêmes règles est la plus simple à automatiser et la plus facile à vérifier. Les cas particuliers viennent ensuite.
Comment se déroule un projet d'automatisation
Trois étapes, du premier échange à la prise en main par votre équipe, avec des points réguliers pour ajuster le travail au fur et à mesure.
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Étape 1 : Cadrage
Nous commençons par un diagnostic gratuit d'une demi-journée, à distance ou à Nantes, pour lister les tâches qui vous prennent du temps, vos règles et les outils que vous utilisez déjà. Nous vous disons ce qui peut être automatisé, en paramétrant vos outils ou en développant un outil sur mesure, puis nous formalisons le périmètre dans un cahier des charges. -
Étape 2 : Développement
Nous développons l'outil et le relions à vos outils existants, avec des points réguliers pour ajuster le travail. -
Étape 3 : Mise en service
Une fois testé, l'outil est mis en ligne et votre équipe le prend en main. Nous restons disponibles pour les premiers ajustements, puis nous pouvons assurer la maintenance et le faire évoluer selon vos besoins.
Combien coûte l'automatisation de vos tâches administratives ?
Une première automatisation, c'est une tâche et ses connexions de base, dès 1 000 € HT, livrée en 1 à 2 semaines et hébergée par Palan. Au-delà, un outil plus complet se chiffre sur devis, après un calcul de rentabilité avec vous, qui compare ce que vous coûte aujourd'hui le travail fait à la main au prix de l'outil et de sa maintenance. Le devis détaillé précise ce qui est inclus.
Première automatisation
Une tâche répétitive qui disparaît : saisie, contrat, relance, pointage ou facture.
À partir de 1 000 € HT
Pour une tâche et ses connexions de base, livrée en 1 à 2 semaines et hébergée par Palan.
Ce qui est inclus :
- Diagnostic gratuit en amont
- Un formulaire ou un écran par tâche
- Connexion à un ou deux services que vous utilisez déjà
- Hébergement inclus la première année
- Vos données, exportables à tout moment
- Tests et mise en service
Au-delà de deux connexions ou de plusieurs tâches, le projet relève du logiciel de gestion, sur devis.
Est-ce rentable pour vous ?
Avant d'automatiser une tâche administrative, estimez ce que vous coûte aujourd'hui le temps passé à la refaire à la main.
Ce qui entre dans le calcul, et un exemple réel : est-ce rentable pour vous ?
Questions fréquentes
Quelques réponses avant de nous écrire. Pour plus de détails, écrivez-nous simplement. Retrouvez d'autres questions fréquentes sur les logiciels et les outils.
Quelles tâches administratives peut-on automatiser ?
Celles qui suivent des règles précises et reviennent souvent : devis, factures et relances, contrats et signature électronique, embauches, plannings et variables de paie, rendez-vous, classement des documents, tableaux de bord. Quand une tâche demande du jugement, l'outil prépare le travail et votre équipe décide.
Combien coûte une première automatisation ?
À partir de 1 000 € HT pour une tâche et ses connexions de base, livrée en 1 à 2 semaines et hébergée par Palan. Un outil plus complet, qui réunit plusieurs tâches ou connexions, se chiffre sur devis, à prix ferme sur le périmètre signé. Le détail est dans la section Combien coûte l'automatisation.
Faut-il changer d'outils ?
Pas forcément. Nous partons de ceux que vous utilisez déjà, comme Pennylane, Qonto, Yousign, Calendly, Google Workspace ou votre logiciel métier, quand ils proposent une connexion par API. Au cadrage, nous vérifions ce que chacun permet et nous ne développons que ce qui manque.
Pourquoi ne pas utiliser Zapier ou Make ?
Ces services conviennent aux enchaînements simples et peu nombreux. Ils se facturent à la tâche ou à l'opération, et une logique répartie entre de nombreux scénarios devient difficile à suivre et à maintenir. Quand vos règles sont précises, que les volumes augmentent ou que votre équipe a besoin d'une vraie interface, un outil sur mesure est plus solide.
L'outil remplace-t-il notre logiciel de paie ou notre expert-comptable ?
Non. L'outil prépare les éléments (heures, primes, variables de paie, pièces comptables) et les transmet à votre logiciel de paie, à Pennylane ou à votre cabinet, qui restent responsables des bulletins et des comptes. Il supprime la ressaisie, pas leur contrôle.
Nos outils seront-ils prêts pour la facturation électronique ?
Depuis le 1er septembre 2026, les entreprises assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir des factures électroniques, et les PME et micro-entreprises devront les émettre à partir du 1er septembre 2027. Si vos factures sortent d'un outil maison ou d'un CRM, nous le relions à la plateforme agréée de votre choix pour qu'elles restent conformes.
Combien de temps faut-il pour automatiser une tâche administrative ?
Une première automatisation (une tâche et ses connexions de base) est livrée en 1 à 2 semaines. Au-delà de ce forfait, la durée varie selon le projet. Elle dépend du nombre de tâches à automatiser et de la complexité de leurs règles, des outils à relier et de ce que chacun permet (API, export de données), de l'état des données existantes à reprendre ou à remettre au propre, du nombre de cas particuliers à prévoir et du nombre de validations de votre côté. Automatiser une seule tâche aux règles claires n'a pas la même ampleur que relier plusieurs outils entre eux.
À qui appartiennent les données de l'outil ?
Vos données vous appartiennent et restent exportables à tout moment. Une fois l'outil en service, nous pouvons le maintenir et le faire évoluer selon vos besoins.